Elektroninis dokumentų archyvavimas: Funkcijos, privalumai ir skirtumai

Šiais biurokratiniais laikais, kai kiekviena procedūra yra lydima daugybės įvairiausių dokumentų, leidimų ar sutarčių dokumentų saugojimas tampa vis aktualesnis. Sutvarkytas archyvas – organizacijos vidinės kultūros dalis, efektyvesnis darbas, teigiamas įmonės įvaizdis. Kiekvienos įmonės dokumentai kasmet vis auga, ir laikui bėgant jų atsiranda vis daugiau ir dėl jų augančios kiekio dokumentų archyvavimas, o ypatingai paieška, tampa vis sudėtingesnėmis užduotimis. Prireikus surasti kurį nors vieną, konkretų dokumentą iš visos dokumentų krūvos gali užimti labai daug laiko. Tokiu atveju jums gali padėti dokumentų archyvavimas, ši procedūra sugrupuoja jūsų dokumentus eilės tvarka ir labai palengvina jų radimą, bet augant jų kiekiui ir archyve juos rasti kada nors užims daug jūsų laiko. Vakarų valstybėse jau senai yra naudojama alternatyva tradiciniam dokumentų archyvavimui tai elektroninis dokumentų archyvavimas, kuris Lietuvoje tik įgauna pagreitį.

Elektroninis dokumentų archyvavimas tai vienas iš dokumentų tvarkymo būdų kai visi įmonės dokumentai (ar ta dalis dokumentų, kurie „vartojami“ daugiausiai) yra perkeliami į kompiuterinę laikmeną. Šį perkėlimą padaryti nėra sunku dėl to, kad dažniausiai dokumentai yra rašomi programomis „Word“ ir „Excel“ ir tokie dokumentai yra lengvai archyvuojami, o popieriniai dokumentai gali būti nuskaitomi skaneriu ir patalpinami kompiuterinėje laikmenoje laikantis visų archyvavimo taisyklių kurios yra nustatytos Lietuvos įstatymų.

Elektroninės dokumentų archyvavimo funkcijos:

Dokumentų katalogų kūrimas sudarant tam tikras hierarchijas;
Informacijos paskirstymas pagal dokumentų tipus;
Dokumentų elektroninių kopijų saugojimas;
Prieigos vartotojams suteikimas;
Leidimas peržiūrėti ir dirbti su dokumentų kopijomis bet kuriuo metu;
Ieškoti dokumentus pagal katalogus ir naudojant tam tikras užklausas (indeksus ir turinį);


Elektroninio dokumentų archyvavimo privalumai:
Elektroninis dokumentų archyvavimas tai saugiausias ir mažiausiai vietos užimantis dokumentų archyvas.
Su originalaus dokumento kopija yra daug paprasčiau dirbti, ją lengviau spausdinti, persiųsti, kopijuoti, o taip pat yra lengviau naudoti informaciją iš dokumento kitiems dokumentams.
Paieškos lengvumas – elektroniniame dokumentų archyve dokumentus yra galima surasti kelių mygtukų paspaudimu įvedus tam tikrą frazę. Taip yra sutaupoma daug laiko kuris yra eikvojamas dideliuose archyvuose ieškant vieno tam tikro dokumento.
Saugumas – Elektroniniame archyve vartotojas dirba su dokumento kopija ir neturi galimybės kaip nors pakeisti ar pažeisti dokumento originalo, be to popierius per laiką kinta, o elektroninė kopija visada išliks tokia pati. Taip pat jūs galėsite turėti savo dokumentų kopijų daugelyje laikmenų, tam atvejui jei, kas nors nutiktų su jūsų dokumentų originalais.
Vienu metu su tam tikru vienu dokumentu dirbti gali keletas žmonių;
Visi šie privalumai elektroninį dokumentų archyvavimą daro vis labiau patrauklia paslauga. Elektroninis dokumentų archyvas leis jums visiems laikams pamiršti paieškas perpildytame kabinete, kuriame talpinate savo įmonės dokumentus. Taip pat jūs būsite garantuotas dėl savo dokumentų saugumo, ir galėsite turėti keletą savo dokumentų saugyklos kopijų. Jei laiku ir kokybiškai suformuosite savo elektroninį dokumentų archyvą, jis jums tarnaus tol kol kas nors sugalvos dar patikimesnį ir saugesnį dokumentų archyvavimo būdą.

Straipsnis paimtas iš www.archyvuok.lt/lt/home-informacija-articles-f..."> www.archyvuok.lt/lt/home-informacija-articles-f...

Tokias programas naudoja keletas archyvavimu uzsiimanciu kompanijų ir savivaldybių apskritys. Radau apie elektroninį archyvavimą neblogą straipsnį jei kam įdomu jį perskaityti galite čia: www.archyvuok.lt/lt/home-informacija-articles-f..."> www.archyvuok.lt/lt/home-informacija-articles-f...

Noriu pasiteirauti kitų žmonių nuomonių prieš priimdamas toki sprendimą, be to jei jų paklausiu tai žinoma jie sakys kad verta jį darytis pas juos, o tai kainuoja papildomus pinigus. Ir juk ne vien tik jie siūlo tokias paslaugas. Gal forumiečiai žino kitų įmonių kurios tuo užsiima, o gal yra eiliniu žmonių kurie tą gali padaryti kokybiškai už mažesnę kainą, ar gali duoti kokių nors patarimų.

Sveiki visi,

Norėjau pasiteirauti ar verta samdyti ką nors iš šalies jei man reikalingas verslo planas, ar tai atneš naudos jei jį profesionaliai parašys kokia nors firma kuri tuom užsiima? ar vis tik geriau pačiam mėginti jį sukurti?

7000 Lt

Baudą gavome už tai, kad buhalterė padarė klaidą ir į deklaraciją įtraukė ne visą PVM. O mes samdėme privačią įmonę dėl to, kad jie prisiima visą atsakomybę už padarytas klaidas. Jei sumanysite kreiptis į privačią įmonę butinai įsitikinkite ar jie prisiima atsakomybę.

Iš pradžių buvome nusisamdę buhalterę, neseniai baigusi jauna mergaičiukė. iš pradžių viskas buvo gerai, bet po to padidėjus darbo krūviui prasidėjo klaidos, galų neatitikimai ir galiausiai gavome baudą už neatitikimus buhalterinėje apskaitoje. Po to įvykio pradėjome samdyti privačias įmones kurios prisiima visą atsakomybę. Jei kam įdomu mūsų buhalterinę apskaitą veda www.findep.lt

Didesnėse įmonėse toks darbuotojas visada bus reikalingas, siūlyk draugei ir ji tikrai nepasigailės.

Ačiū butinai pameginsiu :)

Gal galite patarti kokia nors kokybišką ir nebrangią dokumentų archyvavimo firmą?

Laba diena,

Norėjau paklausti ar yra kas nors nukentėjes nuo dokumentų archyvavimo, ir ar nuostoliai buvo didesni už mokestį kurio prašo archyvavimo organizacijos už dokumentų archyvavimą?

Ačiū už dėmesį.