pagal įstatymą, dokumentai, kurių saugojimo terminas ne ilgesnis nei 5 metai, gali būti laikomi skaitmeninėje laikmenoje ir jų spausdinti nereikia. Juolab, kad tai vidiniai dokumentai, kurie nesiunčiami kitur. Svarbiausia užtikrinti saugumą ir priėjimą prie šių dokumentų, jų saugojimo laikotarpį.

Sveiki dar kartą,

Aš su tokiu klausimu, būtų labai malonu, jei kas nors atsakytų, nes visai susipainiojau. Situacija tokia, mano tvarkomoje įstaigoje yra dviejų tipų darbuotojai, t.y. pastovūs darbuotojai ir darbuotojai, su kuriais darbo sutartys sudaromas pusmečiui, po to pusmečio su jais nutraukiamos sutartys ir po poros savaičių darbo sutartys atnaujinamos. Dabar, kai daromos suvestinės ir bylos, iškilo klausimas, ar teisingai galvoju. Tai per metus yra daromos dvi bylos, t.y. pirmas pusmetis priimtų ir "atleistų", antras pusmetis taip pat? Tai gaunasi taip, kad po metų šitos dvi bylos keliauja į archyvą, nors ir su tais pačiais duomenimis? O kaip tada su jų visų asmens bylomis, nejau kiekvieną naują pusmetį jos sudaromos vis naujos?
Nes jei taip, tada ir dokumentacijos plane turi atsispindėti pusmetinės asmens bylos, darbo sutartys ir t.t.
Būkit geros, pasakykit ar teisingai galvoju?

Gal kas galetumete priminti, kurie registru zurnalai yra tesiniai, kurie metiniai?
Ar teisingai suprantu, kad visi isakymu registrai, gautu/siunciamu dokumentu registrai, prasymu registrai yra metiniai, o kas susije su personalu/studentais/mokiniais ju veikla, tame tarpe ir visokie protokolai yra testiniai?

dėkui jums už atsakymą. Dėl rodyklės žinau, ilgai išilgai perskaičiau visas nuo mokyklos, kolegijos iki bendrosios. Bet, kai bandai kalbėti su žmogumi, kuris tą planą parašė, visai pasimečiau savo žinojime ir pradėjau dvejoti, todėl paklausiau čia, kad būtų trečia nuomonė.

Laba diena archyvavimo ekspertės,

aš su konkrečiais klausimais pas jus, tikiuosi jūsų pagalbos ir šiaip įdomi nuomonė iš šalies.
Situacija tokia, gavau paskyrimą sutvarkyti archyvą, viskas kaip būtų ir gerai, daugiau mažiau viskas aišku, bet... archyvas netvarkytas praktiškai visai, kiekvienas skyrius turi savo papkutes, užvadina jas kaip papuola ir viskas. Praeitais metais, administratorė visas tas papkutes suvedė į dokumentacijos planą, padarė registrų žurnalų sąrašą. O dabar bėda tame, kad pagal visas taisykles kardinaliai pakeisti dokumentacijos plano negaliu, turiu sekti jau duotais indeksais, bet tame plane aš matau begalę klaidų ir netikslumų. Tai dabar tokie konkretūs klausimai būtų:

1. Ar galiu sudaryti naują dokumentacijos planą,kadangi tai švietimo įstaiga, tai raštvedybiniai metai prasideda rugsėjo 1d., žinoma, gaučiau patvirtinimą.
2. Dėl saugojimo terminų: projektai su kita mokslo įstaiga saugojami 10 ar 75 metus, administratorė nurodė didesnį terminą, aš visgi remiuosi į projektinės veiklos terminus.
3. Patalpų nuomos sutartys 10 m. po sutarties pabaigos?
4. Studijų planai taipogi yra trumpo saugojimo dokumentai, t.y. 10 m?
5. Personalo kvalifikacijos kėlimo dokumentai saugomi 5 metus? Konkretaus atsakymo neradau rodyklėje, ten nurodyta tik kvalifikacinė komisija.
6. Visų studentų asmens bylos (tiek išėjusių akademinių, tiek nutraukus studijas ar jas kartojantys) yra ilgo saugojimo, suabejojau, nes dokumentacijos plane patvirtintas 5 metų saugojimo terminas.
7. Dėstytojų metodinių darbų terminas 5 m.?

Ir visų svarbiausias klausimas, kaip paaiškinti buhalteriai, kad ji privalo vesti registracijos žurnalus, nes registrų sąraše nėra nei vieno įrašo iš buhalterijos.

Tai vat koks balaganas. Jau geriau būtų iš viso nieko nejudinę, nedarę, viskas būtų paprasčiau, bet kai reikia viską taisyti, darbas gaunasi dvigubas.

Būsiu be galo dėkinga, jei kas man padės.

Laba diena,

perskaičiau visą temą nuo pradžių iki galo. Už poros savaičių pradėsiu tvarkyti mokymo įstaigos (konkrečiai kolegijos) archyvą, kuris praktiškai nebuvo tvarkytas nuo įsteigimo dienos, plius laikui bėgant pakeitė savo pavadinimą. Esu šiek tiek dirbusi su privačių įmonių archyvais, o štai mokymo/si įstaiga man nauja. Pradžioje kaip ir viskas aišku, teks atsirinkti visas bylas pagal metus, paskui pagal rūšį, saugojimo laikotarpį, sudėti į papkes, ilgo saugojimo bylas surišti, sunumeruoti, padaryti aprašus, suvesti registracinius žurnalus. Tai štai man iškilo klausimas, kaip elgtis su studentų bylomis (su darbuotojais viskas aišku), kaip jos vedamos. Ar aš teisingai galvoju,kad jie skirstomi pagal stojimo metus? Keblumą matau tame, kad dauguma jų moka už mokslą, kaip su tais kvitais elgtis, kaip juos "surišti" su konkrečiu studentu? Kai kurie studentai pasiėmę akademines, kiti pagal mainų programą iškeliavę studijuoti į kitą šalį ir pan. Štai čia pradedu painiotis ir nežinau kaip teks pasielgti, gal jūs man galėtumėte padėti? Ir kiek tokios bylos būtų saugojamos?
Iš anksto dėkui už atsakymą.