Paprastai ji rašoma tada, kai nori ką nors koreguoti, arba pateisinti vieną ar kitą operaciją, kuriai neišrašomas joks kitas apskaitos dokumentas (SF, , PPK ir pan.). Be to, buhalterinė pažyma yra visų pirma informacinis dokumentas pačiam buhalteriui, nes sunku atsiminti, ką darei prieš keletą metelių, o kai turi buhalterinę pažymą, kurioje parašyta dėl ko padaryta viena ar kita operacija - viskas tampa aišku.