Automobilių eksploatacijos (kuro, remonto, nuomos) apskaitos organizavimas

Organizuoju apklausą (geriausio sprendimo paiešką) - kaip organizuojate įmonėms priklausančių (ar nuomojamų) automobilių eksploatacijos (kuro, remonto ir t.t.) apskaitą.

Mane domina ne mokestinė ar buhalterinių įrašų reikalo pusė, o būtent organizacinė. T.y. kur registruojami nuvažiuoti km, kuro sunaudojimas, kokie dokumentai pildomi po kelionės ir kokios suvestinės padaromos laikotarpio pabaigoje.

Ar tiesiog iš excelio spausdinami kelionės lapai, ar kažkokia programulka padeda tą daryti?

Dokumentų pavyzdukai taip pat labai padėtų įsivaizduot procesą

Vienu automobiliu (įmonės) naudojasi du vaikinai. Kiekvienas savo vardu turi kuro korteles. Nuvažiuotus km bei važiavimo tikslą surašo elementarioje automobilio dabo suvestinėje ir pasirašo kiekvienas asmeniškai. Vadovaujantis tos suvestinės spidometro parodymais, mėnesio gale nurašomas kuras sudarant nurašymo aktą , kurį pasirašo komisija ir patvirtina vadovas. Tuo pačiu aktu nurašomos ir kitos smulkios išlaidos skirtos automobilio priežiūrai. O pajamuojamas pagal degalinių pateiktas sąskaitas bei ataskaitas.
Darbo suvestinė suformuota excelyje, kuras pajamuojamas ir nurašomas naudojant Agnum.
Bet čia tokia tvarka tik tiems kurie trinasi darbo reikalais po LT ar artimąjį užsienį, administracijos vaikinams.
Tarptautinius pervežimus vykdantiems pildome (jie patys pildosi) kelionės lapus, kurių vienoje pusėje kuras ir spidometro parodymai nuo-iki, o kitoje pusėje, komandiruotės ataskaita, šalia kurios pridėti visi kelionės išlaidų dokumentai. Žiniaraštis.xls

Įmonė pati nusistato kuro nurašymo tvarką.
Kelionės lapai nebūtini.

Aš rašau kuro išdavimo žiniaraštį. Rašau koks talonas kokiam vairuotojui ir mašinai pirktas, nes pas mus yra 5-6 auto, su kuriomis važinėja 5-6 žmonės, įmonės krovinines auto tą patį mėnesį gali vairuoti skirtingi vairuotojai ir pilasi iš skirtingų kortelių. Tarkim, kortelė būna sugenda (reikia keisti), tai įsipila iš vienos kortelės į kelis auto.
Žodžiu yra makalynė, auto nėra pritvirtintas vienam vairuotojui ir kortelė nėra pritvirtinta prie vieno asmens ir vienam auto. Jei būtų vienas vairuotojas, viena kortelė ir vienas auto - tai būtų idealu, nereikėtų tų talonų skirstyti.

Tada pildau supaprastintą kelionės lapą vieną mėnesiui, nerašau kur važiuoja, tik parašau kad važiavo "vykdyti veiklą įmonės ekonominei naudai gauti".

Rašau bendrą nurašymo aktą visiems auto - likučiai mėnesio pradžiai, gauta, sunaudota. likutis mėnesio pabaigai. Litrais ir litais.

Dar kurą sunaudojame kitoms reikmėms, kokiam elektros generatoriui tai parašau nurašymo aktą.

Jei kam nepatinka, prašau nekritikuoti, o tik pateikti savo nurašymo tvarką.

Aš taip pat paruošusi "Automobilio kelionės lapus": vienoje pusėje Kada važiuota, spid. parodymai, kelionės tikslas (miestas, šalis), ką veža, t, kiek nuvažiuota km. Taip pat kuro likutis pradžioje, kuro likutis pabaigoje ir kiek per kelionę įsipilta kuro. Kitoje pusėje surašo man dokumentus, pirkimus - kas pirkta, nurodo sumą ir valiutą. Aš šalia surašau tik buh. kursą ir sumą LTL. Galepasirašo vairuotojas". Toks lapas kiekvienam išvažiavimui į ES, RU. Pagal šiuos lapus surašoma avansinė apyskaita kiekvienam vairuotojui. Detalės, kuras nurašomas vienu aktu, susumavus bendrą mėnesio gale likutį. Jei automobilis dar negrįžęs, kuro likutis nurašomas jam grįžus pagal pateiktus Kelionės lapus jau kitą mėnesį (12 mėn. nurašau viską 31 dienai).

Pas mus panašiai, kaip ir pas amadina22. Yra kuro kortelės, tačiau nepriskirtos konkretiems darbuotojams.
Pildau supaprastintus kelionės lapus, nerašau maršrutų, tik parašau, kad važiuota pas klientus, tiekėjus, vienoj eilutėje likutis pr., gauta, sunaudota, kiek km pravažiuota ir likutis mėn. pb. Pasirašo tą mėnesį vairavęs darbuotojas. Kiekvienai mašinai po tokį lapą. Pajamuoju iš PVM sąskaitų faktūrų. Čia tie lapai ekselyje vedami-iš Pačiolio seminaro medžiagos CD.
Mėnesio gale rašau nurašymo aktą-kuro rūšis, litrai, suma. Parašau, kad sunaudotas kuras įmonės ekonominei naudai gauti. Čia iš programos.
Visokie remontai ir eksploatacija suvedama į programą, nurašant iškart į sąnaudas.

Rašom kuro nurašymo aktą be jokių maršrutų. Ten kiekvienam auto išskiriamas kuro likutis pradžiai, pabaigai, įsigyto kuro kiekis, kuro sunaudojimo norma, kiek nuvažiuota km. tarnybiniais tikslais, kaina, suma.

Ačiū už išsamius atsakymus. Aš galvoju kiek padėtų proceso automatizavimas ir kontrolė šioje srityje. Kiek pamenu panašių pildymų, tai ten krūvos velnių prisiveisia - tai spidometro parodymai neteisingi, tai kuro per daug ar per mažai normos ir pan.

Jei daugiau yra tokių ataskaitų pildytojų, tai mėnesio pabaigoje viską sugaudyt ir sukontroliuot yra pakankamai nemažai darbo. Ar aš klystu?