Archyvavimas

O jei aš segu tokius prašymus prie DU žiniaraščių ir tabelių, tai blogai?

Aga

Noriu sutvarkyti visą įmonės (UAB) dokumentaciją už praėjusį ir einamą laikotarpius, nes daugybę metų viskas segta bet kaip. Dokumentų į archyvą priduoti neplanuojame, tačiau norisi viską turėti tvarkingai, kad prireikus archyvuoti viską būtų galima tik perdėti į dėžutes, o ir šiaip norisi susitvarkyti. Skaičiau jūsų forumą, įstatymus, bet iki galo taip ir nesupratau ką kur ir su kuo segti. Čia bandysiu surašyti kaip ir ką tvarkyčiau ir būčiau labai dėkinga, jeigu parašytumėte savo pastabas ar komentarus ir galbūt galėtumėte papildyti trūkstamas skiltis. Daryčiau taip:
1. Segtuvas „Darbo sutartys. Nr. 1 – nn“. Čia segu visas darbo sutartis iš eilės (pagal numerius), jas atskiriu signalinėmis įmautėmis. Prie kiekvienos darbo sutarties pridedu darbuotojo asmens dokumentus (paso, sodros dok. kopijas, vaikų gimimo liudijimus), su darbuotoju sudarytą konfidencialumo ar materialinės atsakomybės sutartis, visus darbuotojo prašymus, įsakymus (segu prasymas-įsakymas, prašymas- įsakymas...), susitarimus dėl DS nutraukimo...
2. Segtuvas „Įsakymai personalo klausimais“. Į jį dėčiau įsakymų personalo klausimais kopijas (ar visgi čia dėti originalus)?
3. Segtuvas „Įsakymai atostogų, komandiruočių klausimais“. Į jį dečiau įsakymus dėl atostogų ir komandiruočių. Ir vėl klausimas kur turi būti originalai?
4. Segtuvas „Įsakymai bendrais veiklos klausimais“. Įsakymų bendrais veiklos klausimais originalai.
5. Segtuvas „Darbų sauga.“. Visos taisyklės susijusios su darbų sauga, žurnalai, darbuotojų sveikatos tikrinimo grafikai, darbuotojų medicininės knygelės. Ar kažką reiktų išskirti?
6. Segtuvas „Pirkimo sąskaitos. 2012 01 – 2012 0n“. Segu pirkimo sąskaitas pagal datas. Atskiriu to mėnesio sąskaitą litais ir kita valiuta. Reprezentacinius aktus segu prie sąskaitos (ar reikėtų juos dėti į atskirą segtuvą be sąskaitų)? Mėnesio sąskaitas atskiriu kartoniniais skirtukais.
7. Segtuvas „Avansinės apyskaitos. 2012 01 – 2012 0n“. Avansinės apyskaitos su sąskaitos kopija. Ar jas tiesiog segti prie pirkimo sąskaitų?
8. Segtuvas „Pardavimo sąskaitos 2012 01 – 2012 0n“. Segu pardavimo sąskaitas pagal datas.
9. Visi kiti segtuvai lygiai taip pat...
Ir dar:
• Kaip segate dokumentus į segtuvus. T.y. kaip knygą, kad atsivertus pirma būtų sausis, o pabaigoje gruodis ar atvirkščiai?
• Ar ant visų įsakymų turi pasirašyti asmuo, kad susipažino ir sutinka? Juk jeigu įsakymo pagrindu keičiama darbo sutartis, jis ir taip jau žino ir darbo sutartyje pasirašo, kad sutinka.
• Gal galite parekomenduoti kursus ar literatūrą šia tema? Dauguma kursų tik perskaito įstatymus, bet taip konkrečiai ir nepasako ką kur ir su kuo segti ir pan.

Įsakymų bylose segami ORIGINALAI.
Pirmam punkte ką minėjote, kad prie darbo sutarčių segate dar visus kitus dokumentus, tai jau byla ne "Darbo sutartys", o tiesgio "Darbuotojų asmens bylos".

na as darau taip:
1. Darbo sutartys zinoma orginalai yra segami i kiekvieno darbuotojo asmens byla, taip pat yra dedami ir visi kt dalykai susije su darbuotoju prasymai, isakymai, sodros kopijos, paso ir visa kita.
2. Isakymai personalo klausimais atskiras segtuvas personalo klausimais, i juos dedu tik orginalus. Zinoma jai yra kazkokiu pakeitimu ir t.t. tai kopijas tu isakymu dedu i asmens byla.
3. Komandiruociu ir atostogu viena taip pat atskira byla i ja dedu taip pat orginalus, o kopijas vel gi i bylas.
4. Isakymai veiklos klausimais pati svrbiausia ir ji atskira taip pat ir visi orginalai parasai.
Del kitu nezinau tiksliai nes pati nedarau:)
O siaip kiekvienas isakymas susijes su zmogumi, visada dedama i byla paimu susipazinau, beja gali buti tik susipazinau arba sutinku o ne sutinku, susipazinau.
Jai yra su darbuotoju susijusiu pakeitimu darbo kruvis (mazinimas, didinimas ir t.t.) butinai darbo sutari parasyti pakeitimus paiimti parasus ir darbo sutarciu zurnale padaryti pakeitimus)

ar kas nors samdo privačias įmones suarchyvuoti ir saugoti dokumentus? ar rizikinga ir verta pridavinėti tik į valstybinį archyvą?

suarchyvuoti samdėme privatų asmenį, o dokumentus priima saugoti tikriausiai tik valstybinis archyvas

norejau pasiklausti ar sodros ataskaitas apie darbuotojo priemima,nedarbinguma ir atleidima segate prie darbuotojo bylos?is anksto aciu

Ne, segame atskiroje Sodros byloje.

tai gerai dariau:)
o kaip reiktu elgtis jei taisome pvz pvm deklaracija,ar senesne deklaracija palikti segtuve ar ji galima išimti ir sunaikinti?

ar gerai supratau kai skaiciau www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=42461 psl,kad siunciamu dokumentu registras saugomas tik vienus metus?o po to galima naikinti?
ar tas pats su gaunamais?

siunciamu dokumentu registras saugomas 10 metu, bet jis kiekvienams metams yra pildomas is naujo pvz as istaigoje pildau nuo rugsejo 1 iki kitu metu rugpjucio 31 d., (nes as dirbu mokykloje), paskui uzbaigiu kitais metais vel uzsivedu nauja zurnala ir vel pildau visus metus.

Sveiki, gal kas galėtų pasakyti kokios archyvavimo kainos. Kiek maždaug kainuoja vienas segtuvas apie 1000 lapų?Ar kaip kitaip skaičiuojama kaina. Pasufleruokit, nes vadas prašo suarchyvuoti dokumentus ir žada mokėti ,tai nežinau kokios kainos.Bijau per daug nusipiginti ar per daug užsišaukti. Labai lauksiu atsakymo. Ačiū.

Įvairūs tie įkainiai turbūt... Mano sesuo archyvavo mums, tai sakė tik tiek, jog vieno žmogaus asmens bylos sutvarkymas 50 Lt, istorinės pažymos parengimas - 100 Lt. Trumpo saugojimo - net nežinau... Mes ją buvo normaliai įdarbinę, mokėjom algą, tai buvo 20 Lt už 1 valandą darbo.

20*168, neblogai..

Oi, ne į rankas, pamelavau

Na, ir sekretorei tiek mokam...

Gerai ten pas jus....

Tai kiek metų archyvavo ir kiek maždaug gavosi bylų ir kiek pinigėlių. Pasakykit kas žinot, ryt turiu atsakyti kiek noriu pinigų.

Būkit žmogeliai geri atsakykit kas žino. Labai prašau.

DOLLI as nezinau kokios kainos, pati vargstu archuvuojuosi, pirmiausia reikia susidaryti metu dokumentacijos planą, tada ir archyvuoti būna lengviau susidarius apyrasus ir pagal saugojimo terminus sudėti į archyvą.

Aš turiu tuo pačiu klausimuką, ar asmens bylas persegate į archyvines papkes tais su šniūriukais?