Sveiki, Elvyra,
Herman Data atlieką dokumentų archyvavimą, naikinimą. Gali nemokamai pakonsultuoti ir įvertinti archyvą.

50 m. po paskutinio įrašo, kaip ir darbo sutartys.

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėsė yra bylų peradvimo akto formą. O ką perdavinėsite, tą ir surašykite. Jeigu visas bylas, tai visas ir reikia surasyti, jeigu dalį, tai dalį. Privačios įstaigos iš patirties dažniausiai padaro laisvos formos perdavimo aktą surašant kiek kokios rušies bylų perdoda.

Sveiki,

Surašomas dokumentų naikinimo aktas dokumentų kurių saugojimo terminas pasibaigęs (yra patvirtinta forma archyvaro tarnybos, prie dokumentų tvarkymo taisyklių). Direktorius tvirtina ir galima naikinti. Yra įmonės (kaip mūsų) kurios atlieką dokumentų naikinimą. Taip pat gali ir sudaryti naikinimo aktą. Aišku naikinti galima ir pačiam skirtingais būdais (deginti, smulkinti su buitiniu naikinimo aparatų ir t.t.)

geriausia, tai atsidaryti dokumentų tvarkymo taisyklės ir pagal jas tvarkyti. Jeigu atrodo, kad galite sutvarkyti neteisingai, geriau patikėti darbą profesionalams, o darbo laiką skirti pelningesniems ir naudingesniems darbams, nes jeigu reikės paskui viską pertvarkyti, išlaidos bus trigubos mažiausiai.

Bylos chronologinės ribos nurodomos nuo ankščiausio dokumento datos iki veliausio.

Darbuotojas visą gyvenimą turi turėti informaciją kur ir ką jis dirbo ir kokie veiksniai buvo.

Yra valstybės nutarimas. e-seimas.lrs.lt/portal/legalAct/lt/TAP/abc7a5a...

Darbdavys, atleisdamas darbuotoją iš darbo, turi pasilikti patvirtintą Asmens medicininės knygelės (sveikatos paso) kopiją, o originalą atiduoti darbuotojui. Darbuotojas įsidarbindamas privalo Asmens medicininės knygelės (sveikatos paso) originalą (jei toks buvo išduotas) pateikti naujam darbdaviui.

Dar pridėsiu, kad jeigu asmens byloje yra asmens dokumentų, juos reikia išrinkti ir sunaikinti dėl duomenų apsaugos reikalavimų t.y. pasų kopijos ir t.t. Jos negalėjo būti ten saugomos nuo pat pradžių.

Kas yra personalo bylos? Kalbame apie valstybinę įstaigą ar privačią? Jeigu personalo bylos, t.y. darbuotojo asmens byla, tai joje galima palikti,nes saugojimo terminas 10 metų.

Iš atleisto darbuotojo asmens bylos jums reikia išrinkti ilgalaikio saugojimo dokumentus (darbo sutartį ir t.t.), o kiti lieka kaip trumpalaikio saugojimo dokumentai 10 metų.

Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje yra nurodyta kiek koks registras turi būti saugotinas. Nuo metų iki 50 metų ir t.t. Konkrečiai neparašėte apie kokį registrą eina kalba.

Sveiki,

Darbo sutarčių registracijos žurnalas (registras) saugosi 50 metų (nuo paskutinio įrašo žurnale (registre).

Praėjus šiam terminui, sudaromas dokumentų naikinimo aktas, direktorius patvirtina ir registras sunaikinamas.

Atostogų ir komandiruočių įsakymai yra trumpo saugojimo dokumentai ir galite segti kartu. Tik tarp jų negali būti tevystės ir vaiko priežiūros dokumentų, nes tai ilgo saugojimo dokumentai.

Atostogų prašymai saugomi 3 metus, todėl kartu segami negali būti, turi būti formuojami atskirai.

Dokumentus galite naikinti kaip tik norite. Turėsite pasirašyti akte, kad sunaikinote ir jeigu patys naikinsite, patys prisiimsite atsakomybė. Mažesni kiekį įmanoma matyt sunaikinti ir savo jegomis, tačiau reikia įvertinti ar apsimoka patiems ir kiek laiko tai užtruks.

Didesniam kiekiui geriau pasitelkti profesionalus kurie naikina dideliais pramoniniais įrenginiais su segtuvais, metalinėmis įsegelėmis, įmautėmis ir jūs sugaišitekeliasdešimt minučių, kol dokumentai bus išnešti.

PVM SF turi būti saugomos 10 m. t.y. dabar galima naikinti iki 2008 m. imtinai. 2020 sausio 1, galima bus naikinti 2009 m.

Visais atvėjais turi būti sudarytas dokumentų naikinimo aktas (yra vyriausiojo archyvaro tarnybos formos). Jį turi patvirtinti direktorius, tada galima sunaikinti. Naikinimo aktas saugomas 10 m.

Sveiki,

Kaip suprantu, kalba eina apie atleistų darbuotojų asmens bylas. Privačiuose įmonėse asmens bylos jau neturi būti formuojamos, kaip ir daugumoje valstybinių įmonių, aišku gali būti išimčių. O tvarkoma vadovaujantis vyriausiojo archyvaro tarnybos patvirtintomis taisyklėmis taip:

Iš asmens bylų ištraukiami ilgo saugojimo dokumentai kurie turi būti saugomi 50 metų, t.y. darbo sutartys, ir jeigu yra originalai įsakymai personalo klausimais ir t.t. Ilgo saugojimo dokumentai tvarkosi labai griežtai, yra formos patvirtintos vyriausiojo archyvaro tarnybos kaip viskas daroma. Nesiplėsiu.

Toliau, visi dokumentai kurie neturi būti laikomi dėl duomenų apsaugos, kaip pasų kopijos, CV ir t.t. dedami dokumentų naikinimui. Iš likusių dokumentų galima formuoti trumpo saugojimo bylą, dydžio tai ~500 lapų ar panašiai priklauso kaip susegate. Gali būti 10-20-100 asmens bylų į vieną.

Trumpo saugojimo bylų sąraše antraštė būtų tokia:
2015 metais atleistų darbuotojų asmens bylos dokumentai Ab-Ar
2015 metais atleistų darbuotojų asmens bylos dokumentai As-Bi
Saugojimo terminas 10 metų.

Sąrašo pastabose dėl aiškumo galima pasirašyti "Ilgo saugojimo Apyraše Nr.x"

Sveiki, reniuke,

BDSTR niekur nenurodo kiek turi būti saugomi šie dokumentai, tačiau "Atliektų tvarkymo įstatymas" nurodo:

9 straipsnis. Atliekų tvarkymo dokumentų saugojimas

Pavojingųjų atliekų tvarkymo dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip penkerius metus, nepavojingųjų atliekų tvarkymo dokumentai – ne trumpiau kaip trejus metus Aplinkos ministerijos nustatyta tvarka.

o "Atliekų tvarkymo taisyklės" nurodo:

98. Nepavojingųjų atliekų turėtojai ir tvarkytojai su nepavojingųjų atliekų laikinuoju laikymu, laikymu, surinkimu, vežimu ar apdorojimu susijusius dokumentus, patikrinimų dokumentus, taip pat AAD ar kita institucija, gavusi šiuos dokumentus, turi saugoti ne trumpiau kaip trejus metus.

99. Pavojingųjų atliekų turėtojai ir tvarkytojai su pavojingųjų atliekų laikinuoju laikymu, surinkimu, vežimu ar apdorojimu susijusius dokumentus, patikrinimų dokumentus, taip pat AAD ar kita institucija, gavusi šiuos dokumentus, turi saugoti ne trumpiau kaip penkerius metus.


Dėl nuotekų valymo įrenginio eplotacijos žurnalų, tai nuotekų valymo įrenginių taikymo reglamentas rašo:

28. Už tinkamą nuotekų valymo įrenginių naudojimą atsako įrenginių valdytojas. Naudojant nuotekų valymo įrenginius, turi būti užtikrinama įrenginio ir jį sudarančių statinių techninė priežiūra pagal STR 01.12.07:2004 „Statinių techninės priežiūros taisyklės, kvalifikaciniai reikalavimai statinių techniniams prižiūrėtojams, statinių techninės priežiūros dokumentų formos bei jų pildymo ir saugojimo tvarkos aprašas“

o STR rašo:

58. Statinio techninės priežiūros dokumentai saugomi per visą statinio naudojimo laikotarpį. Atiduodant statinio techninės priežiūros dokumentus saugojimui arba keičiantis Naudotojui ar techniniam prižiūrėtojui, surašomas šių dokumentų perdavimo-priėmimo aktas dviem egzemplioriais.

Taigi mažiausiai laikoma iki įrenginio gyvavimo pabaigos. Tačiau reikia įvertinti, ar po įrenginio išmontavimo gali kas nors kreiptis su pretenzijomis. Jeigu taip, vertėtų pasaugoti ilgiau.Visgi atsargos principų, įrenginiui išmontavus, galima būtų suarchyvuoti su 10 m. trumpo saugojimo dokumentais ir kai naikinsis tų metų dokumentai, sunaikintas bus ir šis.

Norint likviduoti ir archyvui priduoti dokumentus reikia gauti iš VMI JAR-PBA pažymą. t.y. pateikti visas deklaracijas, nunulinti balansus. Plačiau VMI parašyta https://bit.ly/2H0TE1k

Yra įsakymas Vyriausiojo archyvaro tarnybos - Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo - www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.A9CB52C...

Niekur nėra minima, kad neriekia perduoti trumpai saugomų dokumentų atvirkčiai, 2 skyrius, 13-15 punktai netgi kalba apie tai, kad turi būti perduoti visi elektroniniai dokumentai. Didelės įmonės kaupiančios dokumentus dokumentų valdymo sistemose turi irgi perduoti ir dar suprantame formate.

3 skyriaus 20.1 ir 20.2 punktai nurodo galimybę neperduoti dokumentų ir 1 priedė yra galimybė paaiškinti kodėl neperduodami dokumentai ir pateikti papildomus dokumentus, kaip pvz poemio aktai ir t.t. Bet čia labai siaura riba ką reikia rašyti, nes parašius netinkamus žodžius archyvas gali kreiptis į teisasaugos institucijas dėl dokumentų sunaikinimo ir t.t. Iš praktikos esame susidurę su tokiomis situacijomis, kai nebuvo dokumentų, tiesiog klientas pametė ir reikėjo rašyti pasiaiškinimus ir suktis iš situacijos.

Baudžiamasis kodeksas 223 straipsnis sako:
223 straipsnis. Aplaidus apskaitos tvarkymas
1. Tas, kas privalėjo tvarkyti, bet netvarkė teisės aktų reikalaujamos buhalterinės apskaitos arba aplaidžiai tvarkė teisės aktų reikalaujamą buhalterinę apskaitą, arba įstatymų nustatytą laiką nesaugojo buhalterinės apskaitos dokumentų, jeigu dėl to negalima visiškai ar iš dalies nustatyti asmens veiklos, jo turto, nuosavo kapitalo ar įsipareigojimų dydžio ar struktūros, baudžiamas viešaisiais darbais arba bauda, arba laisvės apribojimu, arba areštu, arba laisvės atėmimu iki dvejų metų.

Yra dar Vilniaus miesto archyvo taisyklės ir visa procedūra - vilnius.lt/vaktai/default.aspx?Id=3&DocId...

Visais atvėjai, jie mini, tik jeigu dokumentai yra poemyje tai rimta pateisinama priežastis. Kitais atvėjais net nekalbama apie tai, kad yra galimybė kažko neperduoti. Aišku vistiek išlieką galimybė neperduoti dokumentų, bet čia jau rizika prisiemą likvidatorius. Didele ar maža spresti kiekvienam.

Edit: Dar pridėsiu, kad iš praktikos, skirtingų miestų archyvai gan skirtingai vertina taisykles. Yra kurie gyvena dar 2-3 versijų senumo taisyklėmis. Bet didžiųjų miestų panašiai.

Edit2: Pridedu Kauno savivaldybės archyvo atmintinę. Ten jau aiškiai kalbama apie trumpai perduodamų dokumentų pridavimą ir kaip turi būti sutvarkyti. www.krs.lt/savivaldybe/struktura-ir-konta...

Tess, dabar jau neleidžia teisės aktai. Taip pat, jeigu dokumentai bus neperduoti, ir valstybė norės ką nors ten pažiūrėti ir neras dokumentų, gali grėsti ne tik administracinė, bet ir baudžiamoji atsakomybė. Juk dokumentai turi būti laikomi reikiamą laiką ir negali būti sunaikinti ar paslėpti. Bet koks savivaliavimas gali turėti rimtų teisinių pasėkmių.

Kaip tik paskutiniu metu yra kelios didelės likviduojamos įmonės turinčios dokumentų kilometrais. Per pora metų diskusijų su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, niekaip nebuvo leista pasielgti su dokumentais kitaip.
Čia yra straipsnis jeigu įdomu: www.vz.lt/rinkos/2018/06/18/snoro-ir-uki...

Savivaldybės archyvai vietos neturi, bet esame vežę dešimtis palėčių ir visada prašoma ir reikalaujama visko.

Vienintelio akcininko sprendimas
2019-xx-xx
Vilnius

Vardas Pavardė - vienintelis akcininkas nusprendė:

1. Likviduoti Bendrovę;
2. Bendrovės likvidatoriumi skiriamas Vardas Pavardė, asmens kodas: xxx, gyv.:

Vienintelis akcininkas

Vardas Pavardė, parašas

Dėkui už nuorodas į likvidavimo temas, bet dėl teisybės, reikia pasakyti, kad prieš kelis metus buvo tvarka, kai galima buvo buhalterinės apskaitos dokumentus palikti saugoti pas save tai pažyminti istrotinėje pažymoje. Paskutinius du metus, visi dokumentai yra reikalaujami savivaldybės. Į menesi likviduoju po 5-10 įmonių ir Vilniuje bei kituose didžiuosiuose miestuose su tuo yra labai griežtai. Visi trumpo saugojimo dokumentai turi būti pristatyti į savivaldybės archyvą. Kitu atveju, reikia padaryti aktą kur tie odkumentai yra. Už dokumentų sunaikinimą nepasibaigus terminui gresia baudžiamoji atsakomybė.

Vėlus atsakymas, bet jeigu nebuvo darbuotojų vistiek reikia gauti pažymą iš savivaldybės archyvo. Reikia suformuoti bylą, parašyti prašymą, istorinę pažymą, kurioje pažymėti, kad įmonė veiklos nevykdė, taip pat reikia gauti iš VMI pažymą, kad įmonė yra atsiskaičiusi/neskolinga VMI. Savivaldybės archyvui išdavus pažymą, registru centre galima išregistruoti įmonę.

Įdomu kurio miesto savivaldybės archyvas taip pasakė.



Privačiose įmonėse laikyti konfidencialumo sutartį reikia, tiek kiek ji reikalinga, kaip ir materialinės atsakomybės sutarį. Pati įmonė gali nusistatyti protingą terminą. Jeigu darbuotojas išėjo, ir jam mokamas konfidencialumo atlygis, tai beabejo tą laikotarpį sutartis turi būti laikoma. Jeigu gali iškilti teisinio ginčo gresmė, sutartis turi būti laikoma reikiamą laiką įmonės veiklai užtikrinti. Dažniausia įmonės apsidraudimui laiko 10 m. kaip trumapalikio saugojimo dokumentą. Valstybiniame sektoriuje, paslapys gali būti ir karinės ir kitokios, tai konfidencialumo sutartys gali būti saugomos žymiai ilgesnį laiką. Ta prasme daugiau nei 10 metų.

Sveiki, turite sudaryti dokumentų naikinimo aktą. Yra patvirtinta forma dokumentų tvarkymo taisyklėsė. Naikinti sąskaitas galima po 10 metų. t.y. šiandien jau galima naikinti ankstesnias ir 2008 m. dokumentus.

Kai užpildysite dokumentų naikinimo aktą, jį turi patvirtinti direktorius ir galite naikinti. Naikinti galite patys arba išsikviesti įmonę kuri tai padarys. Po sunaikinimo akte apačioje pasirašysite, kad dokumentai sunaikinti. Jeigu sunaikins įmonė, ji išduos darbų atlikimo aktą kurį pridėsite prie naikinimo akto ir bus kaip papildomas įrodymas, kad dokumentai sunaikinti.

Svarbu paminėti, kad trumpo saugojimo dokumentus galima naikinti, kai ilgo saugojimo dokumentai sutvarkyti, kad netyčia nebūtų sunaikinti dokumentai kuriuos reikia saugoti 50 metų. t.y. darbo sutartys, tam tikri įsakymai, darbo užmokestis ir t.t.