Archyvavimas

Rodyklėje nurodyta 10 m. pasibaigus darbo santykiams (7.2. punktas)

Sveiki,
Visiškos materialinės atsakomybės ir konfidencialumo sutartys saugomos kaip ir pagrindinė darbo sutartis (50metų)?

Sugalvojau kiek patuštinti lentynas, bet nerandu informacijos. Turiu keletą papkių gaunamų ir išrašomų PVM sąskaitų faktūrų, kuriomis jau galiu atsikratyti. Ar galiu į židinį sumest ar turiu pristatyti į kokią utilizavimo įmonę ir gauti pažymą?

Sveiki, turite sudaryti dokumentų naikinimo aktą. Yra patvirtinta forma dokumentų tvarkymo taisyklėsė. Naikinti sąskaitas galima po 10 metų. t.y. šiandien jau galima naikinti ankstesnias ir 2008 m. dokumentus.

Kai užpildysite dokumentų naikinimo aktą, jį turi patvirtinti direktorius ir galite naikinti. Naikinti galite patys arba išsikviesti įmonę kuri tai padarys. Po sunaikinimo akte apačioje pasirašysite, kad dokumentai sunaikinti. Jeigu sunaikins įmonė, ji išduos darbų atlikimo aktą kurį pridėsite prie naikinimo akto ir bus kaip papildomas įrodymas, kad dokumentai sunaikinti.

Svarbu paminėti, kad trumpo saugojimo dokumentus galima naikinti, kai ilgo saugojimo dokumentai sutvarkyti, kad netyčia nebūtų sunaikinti dokumentai kuriuos reikia saugoti 50 metų. t.y. darbo sutartys, tam tikri įsakymai, darbo užmokestis ir t.t.

Ačiū už patarimus. Kursiu židinį :)

Sveiki,
Turiu klausimą, planuojam likviduoti mažąją bendriją, buvau savivaldybės archyve, ten pasakė, kad jei nebuvo darbuotojų, tai jokių dokumentų nereikia. Ar tai tiesa? Kiek skaičiau, likvidatorius privalo visus dokumentus, kurių galiojimo terminas dar nesibaigęs, pristatyti į archyvą. Jei taip, tai turi būti pristatyti ir buhalterinės apskaitos, ir kasos operacijų ir visi kiti dokumentai. Gal kažkam yra tekę susidurti su dokumentų pridavimu likviduojant ir galėtumėte pasidalinti patirtimi ?

Dėl konfidencialumo sutarčių nežinau, bet visiškos materialinės atsakomybės sutarčių, mano galva, saugoti nebereikia: šitas dokumentas kaip toks neteko galios 2018.01.01 ir dabar jo BDSTR tikrai nebėra.

Vėlus atsakymas, bet jeigu nebuvo darbuotojų vistiek reikia gauti pažymą iš savivaldybės archyvo. Reikia suformuoti bylą, parašyti prašymą, istorinę pažymą, kurioje pažymėti, kad įmonė veiklos nevykdė, taip pat reikia gauti iš VMI pažymą, kad įmonė yra atsiskaičiusi/neskolinga VMI. Savivaldybės archyvui išdavus pažymą, registru centre galima išregistruoti įmonę.

Įdomu kurio miesto savivaldybės archyvas taip pasakė.



Privačiose įmonėse laikyti konfidencialumo sutartį reikia, tiek kiek ji reikalinga, kaip ir materialinės atsakomybės sutarį. Pati įmonė gali nusistatyti protingą terminą. Jeigu darbuotojas išėjo, ir jam mokamas konfidencialumo atlygis, tai beabejo tą laikotarpį sutartis turi būti laikoma. Jeigu gali iškilti teisinio ginčo gresmė, sutartis turi būti laikoma reikiamą laiką įmonės veiklai užtikrinti. Dažniausia įmonės apsidraudimui laiko 10 m. kaip trumapalikio saugojimo dokumentą. Valstybiniame sektoriuje, paslapys gali būti ir karinės ir kitokios, tai konfidencialumo sutartys gali būti saugomos žymiai ilgesnį laiką. Ta prasme daugiau nei 10 metų.

Archyvai, kiek teko susidurti, neima buhalterinės apskaitos dokumentų. Tik darbuotojų. Pažymą archyvas išduoda, kad nebuvo perduota jokių dokumentų.
Apie likvidavimą daugiau skaitykite temose:
tax.lt/temos/620-likvidavimas
tax.lt/temos/2274-bendroves-likvidavimas/24
tax.lt/temos/4290-individualiu-imoniu...

Dėkui už nuorodas į likvidavimo temas, bet dėl teisybės, reikia pasakyti, kad prieš kelis metus buvo tvarka, kai galima buvo buhalterinės apskaitos dokumentus palikti saugoti pas save tai pažyminti istrotinėje pažymoje. Paskutinius du metus, visi dokumentai yra reikalaujami savivaldybės. Į menesi likviduoju po 5-10 įmonių ir Vilniuje bei kituose didžiuosiuose miestuose su tuo yra labai griežtai. Visi trumpo saugojimo dokumentai turi būti pristatyti į savivaldybės archyvą. Kitu atveju, reikia padaryti aktą kur tie odkumentai yra. Už dokumentų sunaikinimą nepasibaigus terminui gresia baudžiamoji atsakomybė.

Teko ne mažai dirbti su likvidavimais anksčiau. Tai savivaldybės neimdavo trumpo saugojimo dokumentų
Rašydavau, kad liko savininko žinioje. Gal kas pasikeitė ir jie turi daugiau vietos kur saugoti ir noriai tai daro.

Tess, dabar jau neleidžia teisės aktai. Taip pat, jeigu dokumentai bus neperduoti, ir valstybė norės ką nors ten pažiūrėti ir neras dokumentų, gali grėsti ne tik administracinė, bet ir baudžiamoji atsakomybė. Juk dokumentai turi būti laikomi reikiamą laiką ir negali būti sunaikinti ar paslėpti. Bet koks savivaliavimas gali turėti rimtų teisinių pasėkmių.

Kaip tik paskutiniu metu yra kelios didelės likviduojamos įmonės turinčios dokumentų kilometrais. Per pora metų diskusijų su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, niekaip nebuvo leista pasielgti su dokumentais kitaip.
Čia yra straipsnis jeigu įdomu: www.vz.lt/rinkos/2018/06/18/snoro-ir-uki...

Savivaldybės archyvai vietos neturi, bet esame vežę dešimtis palėčių ir visada prašoma ir reikalaujama visko.

Ačiū
O kur parašyta, kad privalome perduoti? Nes iš tiesų kiek teko likviduoti, tai savininkai būdavo už perdavimą. Juk patiems nereikės saugoti. Bet archyvai griežtai imdavo tik darbuotojų dokumentus, o dėl kitų sakė rašyti, kad liko savininko žinioje.

Yra įsakymas Vyriausiojo archyvaro tarnybos - Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo - www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.A9CB52C...

Niekur nėra minima, kad neriekia perduoti trumpai saugomų dokumentų atvirkčiai, 2 skyrius, 13-15 punktai netgi kalba apie tai, kad turi būti perduoti visi elektroniniai dokumentai. Didelės įmonės kaupiančios dokumentus dokumentų valdymo sistemose turi irgi perduoti ir dar suprantame formate.

3 skyriaus 20.1 ir 20.2 punktai nurodo galimybę neperduoti dokumentų ir 1 priedė yra galimybė paaiškinti kodėl neperduodami dokumentai ir pateikti papildomus dokumentus, kaip pvz poemio aktai ir t.t. Bet čia labai siaura riba ką reikia rašyti, nes parašius netinkamus žodžius archyvas gali kreiptis į teisasaugos institucijas dėl dokumentų sunaikinimo ir t.t. Iš praktikos esame susidurę su tokiomis situacijomis, kai nebuvo dokumentų, tiesiog klientas pametė ir reikėjo rašyti pasiaiškinimus ir suktis iš situacijos.

Baudžiamasis kodeksas 223 straipsnis sako:
223 straipsnis. Aplaidus apskaitos tvarkymas
1. Tas, kas privalėjo tvarkyti, bet netvarkė teisės aktų reikalaujamos buhalterinės apskaitos arba aplaidžiai tvarkė teisės aktų reikalaujamą buhalterinę apskaitą, arba įstatymų nustatytą laiką nesaugojo buhalterinės apskaitos dokumentų, jeigu dėl to negalima visiškai ar iš dalies nustatyti asmens veiklos, jo turto, nuosavo kapitalo ar įsipareigojimų dydžio ar struktūros, baudžiamas viešaisiais darbais arba bauda, arba laisvės apribojimu, arba areštu, arba laisvės atėmimu iki dvejų metų.

Yra dar Vilniaus miesto archyvo taisyklės ir visa procedūra - vilnius.lt/vaktai/default.aspx?Id=3&DocId...

Visais atvėjai, jie mini, tik jeigu dokumentai yra poemyje tai rimta pateisinama priežastis. Kitais atvėjais net nekalbama apie tai, kad yra galimybė kažko neperduoti. Aišku vistiek išlieką galimybė neperduoti dokumentų, bet čia jau rizika prisiemą likvidatorius. Didele ar maža spresti kiekvienam.

Edit: Dar pridėsiu, kad iš praktikos, skirtingų miestų archyvai gan skirtingai vertina taisykles. Yra kurie gyvena dar 2-3 versijų senumo taisyklėmis. Bet didžiųjų miestų panašiai.

Edit2: Pridedu Kauno savivaldybės archyvo atmintinę. Ten jau aiškiai kalbama apie trumpai perduodamų dokumentų pridavimą ir kaip turi būti sutvarkyti. www.krs.lt/savivaldybe/struktura-ir-konta...

Sveiki,

Kaip manote ar galima kitiems metams pasitvirtini atostogų ir komandiruočių įsakymų saugojimą kartu ( nes tų komandiruočių pas mus vienas- kitas).

taip pat man patogu prašymus atostogų segi kartu prie įsakymų. Ar nenusižengimas? Ar turėčiau atskirą segtuvą turėti prašymams?

Atostogų ir komandiruočių įsakymai yra trumpo saugojimo dokumentai ir galite segti kartu. Tik tarp jų negali būti tevystės ir vaiko priežiūros dokumentų, nes tai ilgo saugojimo dokumentai.

Atostogų prašymai saugomi 3 metus, todėl kartu segami negali būti, turi būti formuojami atskirai.

Sveiki.

kaip panaikinti darbo sutarčių registracijos žurnalą? kaip išimti jį iš nomenklatūros?

Sveiki,

Darbo sutarčių registracijos žurnalas (registras) saugosi 50 metų (nuo paskutinio įrašo žurnale (registre).

Praėjus šiam terminui, sudaromas dokumentų naikinimo aktas, direktorius patvirtina ir registras sunaikinamas.

Sveiki, kur parašyta, kad dokumentų registras saugomas metus ar tęstinis?

Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje yra nurodyta kiek koks registras turi būti saugotinas. Nuo metų iki 50 metų ir t.t. Konkrečiai neparašėte apie kokį registrą eina kalba.