2005-12-01 13:31
Blevyzgos »
Naudingi patarimai »
#231527
Pasirodė naujos VMI bendravimo su mokesčių mokėtojais taisyklės. Čia dalis iš jų ...
III. VMI DARBUOTOJŲ BENDRAVIMAS SU MOKESČIŲ MOKĖTOJAIS
6. Bendrieji elgesio ir aptarnavimo principai:
6.1. Bendraujant visas darbuotojo dėmesys turi būti skirtas
mokesčių mokėtojui.
6.2. Visu savo elgesiu darbuotojas turi demonstruoti norą
padėti mokesčių mokėtojui, siūlyti problemos sprendimo variantus,
alternatyvas, o prireikus, nukreipti pas kompetentingą
darbuotoją.
6.3. Analizuodamas situaciją, darbuotojas turi būti aktyvus,
sutelkęs dėmesį.
6.4. Bendraudamas su mokesčių mokėtoju darbuotojas vartoja
tinkamus profesinius terminus, sąvokas, informaciją perteikia
mokesčių mokėtojui suprantama kalba.
6.5. Darbuotojas kalba ir rašo aiškiai, raiškiai, taisyklingai,
nedaro šiurkščių gramatinių, kirčiavimo bei stiliaus klaidų.
6.6. Neigiamas atsakymas mokesčių mokėtojui turi būti pateiktas
tokia forma, kuri jo neįžeistų.
6.7. Darbuotojas turi aptarnauti mokesčių mokėtojus
vadovaudamasis "vieno aptarnaujančio asmens" principu.
Išaiškėjus, kad klausimas nepriklauso darbuotojo kompetencijai
arba jis neturi įgaliojimų spręsti problemą, turi išsiaiškinti,
kuris darbuotojas (institucija) sprendžia tokius klausimus
(problemas) ir išsamiai informuoti mokesčių mokėtoją, kur
pastarasis turėtų kreiptis. Rekomenduotina susiskambinti su
kompetentingu VMI darbuotoju ir nusakyti klausimo esmę, esant
galimybei, palydėti mokesčių mokėtoją arba užrašyti kontaktinę
informaciją.
6.8. Mokesčių mokėtojai turi būti nuolat informuojami žodžiu,
telefonu, elektroniniu paštu apie VMI teikiamas paslaugas,
renginius (seminarus), mokesčių skaičiavimo, deklaravimo ir
mokėjimo aktualijas ir pan., skatinami naudotis VMI teikiamomis
elektroninėmis paslaugomis.
6.9. Darbuotojas turi išsamiai paaiškinti mokesčių mokėtojui
VMI teikiamų paslaugų privalumus, ypatumus ir tvarką, o
prireikus, apmokyti naudotis šiomis paslaugomis. Mokesčių
mokėtojui paprašius, darbuotojas turi padėti atlikti mokestines
procedūras (užpildyti deklaraciją, prašymą ar kitą mokestinį
dokumentą ir pan.).
6.10. Darbuotojas turi įsitikinti, kad patenkino mokesčių
mokėtojo poreikius bei lūkesčius ir neliko neišspręstų klausimų
ar neaiškumų VMI kompetencijos klausimais ir įsitikinęs, kad
mokesčių mokėtojas liko patenkintas, jis gali baigti pokalbį.
7. Bendravimas mokesčių mokėtojui atvykus į VMI:
7.1. Darbuotojas, įėjus mokesčių mokėtojui į kabinetą, turi
savo iniciatyva maloniai pasisveikinti žodžiais: "Laba diena"
(draudžiama naudoti trumpinius, pvz., "laba", "labas", "sveikas"
ir pan.) bei esant galimybei, pasiūlyti atsisėsti.
7.2. Darbuotojas turi šypsotis, žiūrėdamas į mokesčių mokėtoją,
paklausti: "Kuo galiu būti naudingas", "Klausau Jūsų" ir pan.
Viso bendravimo metu darbuotojo veido išraiška turi būti
pritarianti, kalbama ramiu tonu, privalu nuolat vartoti pagarbius
kreipinius: "Jūs", "pone(-ia)". Prireikus, nukreipti ir/ar
palydėti pas kompetentingą darbuotoją.
7.3. Bendraujant su mokesčių mokėtoju darbuotojui neleistina:
sėdėti parėmus galvą, smakrą, demonstruoti nuovargį ar
abejingumą, tuo pat metu bendrauti su bendradarbiais, pažįstamais
ar kalbėtis telefonu ir pan. ne mokesčio mokėtojui rūpimais
klausimais.
7.4. Darbuotojas, nepertraukdamas mokesčio mokėtojo, turi jį
išklausyti, išsiaiškinti jo poreikius. Išklausęs mokesčių
mokėtoją, darbuotojas turi įsitikinti, kad gerai suprato jo
poreikį. Prireikus, darbuotojas gali paprašyti mokesčių mokėtojo
pateikti reikalingus dokumentus ar informaciją (kurios nėra VMI
duomenų bazėse) ir gavęs juos bei išsiaiškinęs padėtį, pateikti
prašomą informaciją.
7.5. Mokesčių mokėtojui pateikus paklausimą raštu, pažymą ar
kitą dokumentą, adresuotą kitam VMI padaliniui ar darbuotojui,
darbuotojas turi jį priimti ir perduoti atitinkamam VMI
padaliniui užregistruoti.
7.6. Turi būti sudarytos sąlygos mokesčių mokėtojams iš anksto
užsiregistruoti dėl jų konsultavimo, taip pat paskirti atsakingi
darbuotojai už mokesčių mokėtojų išankstinę registraciją bei ši
informacija paskelbta informaciniuose stenduose, žiniasklaidoje,
VMI internetiniame puslapyje, seminarų metu ir pan.
7.7. Mokesčių mokėtojas, kuris iš anksto užsiregistravo
atvykti, į VMI priimamas tiksliai sutartu laiku. Jei darbuotojas
negali priimti tiksliai sutartu laiku, tai ne vėliau kaip prieš
vieną valandą iki sutarto laiko, privalo susisiekti su mokesčių
mokėtoju ir informuoti, dėl kokių priežasčių jis negalės būti
priimtas, bei sutarti kitą susitikimo laiką. Jei darbuotojas
negali priimti jau atvykusio mokesčių mokėtojo tiksliai sutartu
laiku, tai mokesčių mokėtojas turi būti informuotas, kodėl ir
kiek laiko jis turės palaukti arba pasirūpinti, kad jį aptarnautų
kitas kvalifikuotas darbuotojas.
7.8. Darbuotojas negali kalbėti su mokesčių mokėtoju pakeltu
tonu ir ginčytis, pastarajam išsakius abejonių ar pateikus
klaidingą informaciją, darbuotojas turi išklausyti ir ramiai
pateikti išsamų atsakymą, prireikus nurodyti teisės aktus bei
kitą informaciją, susijusią su ginčytinu klausimu. Viso pokalbio
su mokesčių mokėtoju metu turi būti palaikomas teigiamas ir
pagarbus santykis.
7.9. Mokesčių mokėtojas negali būti skubinamas atlikti veiksmus
(kalbėti, pateikti dokumentus ir pan.), išvykstant jam turi būti
leidžiama ramiai susidėti dokumentus ir daiktus, net ir tuo
atveju, jeigu eilėje laukia mokesčių mokėtojai.
7.10. Mokesčių mokėtojui pareiškus norą, kad jį aptarnautų
kitas darbuotojas, tuoj pat turi būti sudaryta tokia galimybė.
Jis neturi būti klausinėjamas apie tokio pasirinkimo priežastis,
jam turi būti suteikta galimybė išsakyti ar raštu pateikti savo
pastabas VMI struktūrinio padalinio vadovui ar parašyti jas
pasiūlymų ir pastabų knygoje.
7.11. Darbuotojams draudžiama kritikuoti ir rodyti
nepasitenkinimą mokesčių mokėtojų akivaizdoje.
7.12. Atsisveikindamas su mokesčių mokėtoju darbuotojas turi
būti vienodai nuoširdus su visais, net ir tuo atveju, jeigu
pokalbis nepavyko. Teigiamas santykis ir nuoširdumas išreiškiamas
šypsena, padėka. Atsisveikinant būtina pasiūlyti mokesčių
mokėtojui apsilankyti VMI arba paskambinti, jeigu iškiltų
klausimų. Atsisveikinant su mokesčių mokėtoju vartoti žodžius:
"Viso gero", "Geros dienos", nedera naudoti trumpinių : "Sudiev",
"Viso".
8. Bendravimas su mokesčių mokėtoju telefonu:
8.1. Darbuotojas turi pakelti telefono ragelį prieš trečią
skambutį, pasisveikinti, prisistatyti skambinančiajam, pasakyti
VMI pavadinimą (galima sutrumpinti, pvz.: Mokesčių inspekcija
arba Vilniaus apskrities mokesčių inspekcija), savo pareigas,
vardą ir pavardę.
8.2. Darbuotojo balso intonacija nuo pokalbio pradžios iki
pabaigos turi būti pozityvi, rami ir mandagi, tonas nepakeltas.
Bendraujant turi būti vartojami tik pagarbūs kreipiniai.
8.3. Mokesčių mokėtojas turi būti išklausytas nepertraukiant,
papildomi, tikslinamieji klausimai gali būti užduoti tik tuomet,
kai mokesčių mokėtojas baigia kalbėti arba padaro pauzę.
Darbuotojas gali nutraukti pokalbį tik tais atvejais, jei šis
kalba ilgai, neaiškiai ir nerišliai. Nutraukiant pašnekovą,
privalu atsiprašyti.
8.4. Darbuotojas turi pasistengti iš karto atsakyti į klausimą.
Tuo atveju, kai darbuotojas negali atsakyti į pateiktą klausimą,
turi būti mokesčių mokėtojui pasiūloma išsiaiškinus perskambinti
vėliau arba kiti mokesčių mokėtojui priimtini informacijos gavimo
būdai (pateikti atsakymą elektroniniu paštu, raštu ar pan.).
8.5. Darbuotojas, skambinantis mokesčių mokėtojui, turi būti iš
anksto pasirengęs pokalbio planą, paskambinus pasisveikinti,
prisistatyti, pasakyti VMI pavadinimą, savo vardą, pavardę ir
pareigas. Pokalbio pradžioje būtina pasitikslinti, ar mokesčių
mokėtojas gali kalbėti. Tuo atveju, kai su mokesčių mokėtoju buvo
sutarta skambinimo tiksli data ir laikas, tai darbuotojas
skambina tiksliai sutartu laiku.
8.6. Viso pokalbio metu darbuotojas turi sekti, ar mokesčių
mokėtojas supranta jį, jeigu nėra tuo tikras, gali perklausti "Ar
supratote?". Jeigu pateikiamą informaciją sunku prisiminti
(telefono numerį, adresą, teisės aktą ir pan.), darbuotojas turi
mandagiai pasiūlyti mokesčių mokėtojui užsirašyti, pakartoti
informaciją, kad nesuklystų.
8.7. Pokalbio pabaigoje darbuotojas turi padėkoti už skambutį,
pasiūlyti naudotis VMI paslaugomis bei mandagiai atsisveikinti su
mokesčių mokėtoju.
9. Bendravimas su mokesčių mokėtojais elektroniniu ir
klasikiniu paštu:
9.1. Darbuotojas mokesčių mokėtojo pateiktą rašytinį paklausimą
VMI turi išnagrinėti ir atsakymą mokesčių mokėtojui pateikti kuo
greičiau, bet ne vėliau kaip per 30 dienų nuo paklausimo gavimo
dienos.
9.2. Raštas mokesčių mokėtojui turi būti aiškus ir suprantamas,
jame turi būti išsamiai atsakyta į mokesčio mokėtojo pateiktus
klausimus, atsispindėti pagarba ir noras padėti mokesčių
mokėtojui.
9.3. Rašydamas raštą mokesčių mokėtojui, darbuotojas turi
laikytis pagrindinių raštvedybos taisyklių bei vengti gramatinių
ir stiliaus klaidų.
9.4. Darbuotojas rašytiniam atsakymui turi naudoti nustatytos
formos blanką.
9.5. Baigiant raštą darbuotojas turi vartoti žodžius:
"Pagarbiai", "Su pagarba" ir pasirašyti nurodant raštą
pasirašiusio asmens vardą, pavardę ir pareigas.
9.6. Į elektroniniu paštu atsiųstą mokesčių mokėtojo paklausimą
darbuotojas turi atsakyti elektroniniu paštu per 3 darbo dienas
nuo paklausimo gavimo dienos. Jeigu atsakymui parengti
reikalingas ilgesnis terminas, tai mokesčių mokėtojas apie tai
turi būti informuotas.
10. Bendravimas su neįgaliaisiais, nėščiomis moterimis, senyvo
amžiaus ir silpnos sveikatos asmenimis:
10.1. Darbuotojas turi atkreipti dėmesį į žmones su negalia,
nėščias moteris, senyvo amžiaus ir silpnos sveikatos asmenis bei
asmenis su mažais vaikais ir, atsiklausęs kitų lankytojų,
pasirūpinti, kad jie būtų aptarnauti be eilės. Darbuotojas turi
padėti tokiems asmenims atlikti mokestines procedūras (užpildyti
deklaraciją, prašymą ar kitą mokestinį dokumentą ir pan.).
Darbuotojas ypač dėmesingas ir paslaugus turi būti su asmenimis,
turinčiais akivaizdžių psichikos sutrikimų.
10.2. Kai mokesčių mokėtojas nemoka valstybinės kalbos arba dėl
sensorinio ar kalbos sutrikimo negali suprantamai išreikšti savo
minčių, jį aptarnaujant, turi dalyvauti vertėjas ar kitas asmuo
žinantis gestų kalbą, sugebantis versti į asmeniui suprantamą
kalbą. Dėl vertėjo ar kito asmens dalyvavimo rekomenduotina iš
anksto susitarti su mokesčių mokėtoju.
10.3. Prireikus darbuotojas turi pasirūpinti dėl pirmosios
medicininės pagalbos suteikimo mokesčių mokėtojui arba iškviesti
greitąją medicininę pagalbą.
11. Konfidencialumo ir saugumo užtikrinimas bendraujant su
mokesčių mokėtoju:
11.1. Darbuotojas turi užtikrinti jam patikėtų mokesčių
mokėtojo dokumentų, duomenų ir informacijos konfidencialumą ir
saugumą.
11.2. Bendraujant su mokesčių mokėtojais, matomose vietose (ant
darbo stalo, monitoriaus ekrane ir pan.) neturi būti jokios
konfidencialios informacijos apie kitus mokesčių mokėtojus.
Stalčiai, seifų ir spintų durys turi būti uždaryti.
11.3. Kai darbuotojo nėra darbo vietoje, visi dokumentai ir
spaudai turi būti padėti užrakinamame seife (metalinėje
spintoje), darbo stalas turi būti švarus, kompiuteris (arba tik
monitorius) turi būti išjungtas.
11.4. Darbuotojui, bendraujant su mokesčių mokėtoju ar jam
girdint, draudžiama aptarinėti informaciją, susijusią su kitais
mokesčių mokėtojais.
11.5. Darbuotojas turi užtikrinti, kad bendraujant su mokesčių
mokėtoju, darbo vietoje nebūtų pašalinių asmenų, galinčių
pamatyti konfidencialius dokumentus arba išgirsti pokalbį.
12. Konfliktų su mokesčių mokėtojais sprendimas:
12.1. Darbuotojas nepertraukdamas turi išklausyti mokesčių
mokėtoją ir leisti jam išsakyti savo nepasitenkinimą ar/ir jo
priežastis.
12.2. Klausydamas mokesčių mokėtojo, darbuotojas turi rodyti
dėmesį ir pagarbą, elgtis ramiai, neprarasti savitvardos ir
emocinės pusiausvyros (elgtis ramiai, veide turi vyrauti rami
išraiška). Neleistina demonstruoti nekantrumo ir nedėmesingumo
gestais, poza (pvz., dairantis aplinkui, rodant nepatenkintą
veido išraišką ir pan.).
12.3. Darbuotojas turi parodyti, kad supranta mokesčių mokėtojo
emocinę būseną, nepasitenkinimą, sakydamas: "Suprantu Jus", o
jeigu nepasitenkinimo priežastis neaiški, užduoti patikslinančių
klausimų (pvz., "Gal galėtumėte paaiškinti, kaip...", "Norėčiau
pasitikslinti, kas...").
12.4. Darbuotojas negali nuvertinti ar ignoruoti mokesčių
mokėtojo išsakytų pastabų (pvz., negalima sakyti: "Dėl tokios
smulkmenos tiek daug triukšmo"). Taip pat negalima kaltinti kitų
VMI padalinių ar darbuotojų, net ir tais atvejais, jei jų
veiksmai sukėlė konfliktą.
12.5. Jei darbuotojas yra nekompetentingas išspręsti konfliktą,
jis turi kreiptis pagalbos į kompetentingą VMI darbuotoją ar
padalinio vadovą ir trumpai paaiškinti konflikto esmę.
12.6. Jeigu mokesčių mokėtojas nepatenkintas atsakymu,
darbuotojas turi paaiškinti, kodėl atsakymas nesutampa su
mokesčių mokėtojo nuomone, nurodyti priežastis ir argumentuoti
savo atsakymą.
12.7. Mokesčių mokėtojui prašant, darbuotojas turi nurodyti
padalinio vadovo telefoną, kabinetą arba tarpininkauti paskiriant
su juo susitikimą. Taip pat pasiūlyti išdėstyti savo pastabas
raštu pasiūlymų ir pastabų knygoje.
12.8. Jeigu konfliktas nesusijęs su VMI atliekamomis
funkcijomis ir/ar kilo dėl kitų institucijų atliekamų funkcijų,
tai darbuotojas turi mandagiai pasiūlyti mokesčių mokėtojui
kreiptis į atitinkamą instituciją ir nurodyti tikslų jos
pavadinimą, adresą, telefono numerį.
12.9. Darbuotojas privalo valdyti konfliktinę situaciją, būti
tolerantišku ir užkirsti kelią rimtesniems konfliktams.
12.10. Apsvaigę nuo alkoholio, narkotinių ar kitų toksinių
medžiagų bei agresyvūs asmenys VMI neaptarnaujami. Tokius asmenis
reikia paprašyti išeiti iš VMI patalpų, o pastariesiems
nesutikus, nedelsiant pakviesti į pagalbą apsaugos darbuotojus
arba iškviesti policiją.