Archyvavimas

Tada paklausiu dar kitaip: ar komandiruočių įsakymus pas jus įmonėse/įstaigose rengia, registruoja, sega ir saugo personalo specialistė ar sekretorė?

Tai nėra svarbu. Įsakymo rūšis nepriklauso nuo to, kas jį rengia. Mūsų įmonėje komandiruočių įsakymus rengia personalo vadovė (t.y. aš), tačiau nuo to jie tikrai netampa personalo įsakymais
Jie saugomi trumpą laiką, personalo įsakymai - ilgą. Štai kur esmė.

Bet su personalu susiję dokumentai saugomi skirtingai. Tad ir skirstomi pagal tai. Juk nesegsime į vieną segtuvą priėmimo atleidimo, atostogų ir komandiruočių įsakymų.

Man svarbu rengiant dokumentacijos planą. Nuo to, kokiam skyriui priskirsiu komandiruočių įsakymus, priklausys jų registracija ir archyvavimo vieta.

Jei jau knaisiotis - tik giliai

Na, tai ir žiūrėkite, kaip ten pas jus bus. Sakau - pasidarykite taip, kaip jums patogiausia, tačiau nesumaiškyte skirtingų saugojimo terminų.
Vadovaukitės Rodykle.
www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_...

Turi būti "Darbuotojų prašymų registras" ir kiekvienam prašymui suteikiamas registracijos numeriukas?

Sveiki,

Gal kas pagelbetu ir atsakytu i toki klausimuka. Ar isakymu segtuve kartu su isakymu segamas ir prasymas. Pvz. atostogu ar priimti atleisti. Mano manymu visi šie prasymai turi buti prie asmens bylos ir salia ju isakymo kopija? (Kai kurie mano, kad byloje turi buti originalus isakymas šalia prašymo).
Dekoju. Ypac uz greita atsakyma. :)

Įsakymų byloje niekada nesegu prašymų. Juos segu asmens byloje, o kartu su prašymu - įsakymo kopija. Taip pat su atostogomis, taip pat priėmimo atleidimo. Archyvuojant atostogų dokumentai atskiriami, nes yra trumpojo saugojimo, o priėmimo/atleidimo/darbo sutarties sąlygų keitimo yra ilgojo saugojimo. (Įsakymų kopijos turi būti patvirtintos).

Fantastika. Dekoju uz atsakyma!
P.S.: Taip ir maniau, bet is seniau cia tiek visko priplakta, bandau sutvarkyti.

Kiekvienas prašymas turi turėti registracijos numeriuką, nes tai gautas dokumentas. Jis turi būti užregistruotas kaip ir kiti įmonės dokumentai. Juk nuo jo registravimo dienos (kas įrodo ir jo gavimo datą), skaičiuojamas ir terminas, pvz. atleidimo iš darbo. Prašymo parašymo data nieko nesako, nes darbuotojas jį parašęs galėjo būti ir prieš kelias savaites, svarbu, kada jis atsirado įmonėje, kada gautas ir užregistruotas, kad toks yra.
O atskiro registravimo nedarau, registruoju prie bendrai gaunamų dokumentų iš eilės, kaip eilinį bet kurį kitą gautą dokumentą.

Nagrinėju dabar galiojančią Rodyklę ir nesuprantu koks archyvavimo terminas turėtų būti gamybos aktams, sandėlio pajamų, išlaidų orderiams. Man siūlo gamybos aktams taikyti 1 metus. Bet ar nebus pertrumpas laikotarpis?

Aš saugočiau - 10 metų - punktai 10.15 ir 10.25.

ačiū už patarimą

Nesupratau Gaunami dokumentai juk yra trumpo saugojimo. O prašymai dėl darbo, atostogų, perkėlimo ir pan. - Personalo dokumentai (ilgo saugojimo). Tai kaip galima ilgo saugojimo dokus, t.y. darbuotojų prašymus plakti prie gautų?

patys prašymai ir neplakamai, jie tiek ir bus saugomi, kiek reikia - 50 m.
Bet.. jie yra gauti dokumentai, tai va ir registruojami prie gautų. O ten juk iš kitų įmonių, įstaigų registruojame visokius gautus dokumentus, tarp jų gali būti ir skirtingo saugojimo dokumentai gaunami, bet jie "atsigula" į savo segtuvus, kur jiems reikia ir saugomi tiek, kiek reikia.

Tada nesuprantu registro esmės. Tarkim įsakymus registruoju eilės tvarka, gale metų laisvai galiu atšviesti ranka rašytą registrą ar atspausdinti elektroninį - ir jis visiškai tarnauja, kaip vidinis įsakymų bylos apyrašas. O jei tik suregistruočiau, bet papkutė bus "išdraskyta", dokumentai išdalinti po kelias ar keliolika bylų, kam išvis tas bendras registras

O tai kaip jūs registruojate gaunamus ir siunčiamus dokumentus????
juk registruojami gauti visi dokumentai į vieną registrą. O išsegiojami tai po kelias papakes "gauti iš kokių valstybės institucijų", "susirašinėjimas su tuo", "susirašinėjimas su anuo", "susirašinėjimas dėl to ir to".
Taigi registravimo žurnale tam ir yra grafa " Bylos, į kurią įsegtas dokumentas, numeris".

Ar pas jus ten gaunamų dokumentų ir siunčiamų dokumentų registravimo žurnalų N, kiekvienam raštui

O kad šitas regitstas paskui tarnautų kaip bylos vidinis apyrašas, tai kompe tik pasifiltruoji pagal tą bylos numerį, ir atsispausdini atskirai kiekvienai bylai

Kadangi pas mus ne valstybinė įstaiga, o privati - gaunamų ir siunčiamų dokumentų nėra daug. Visus gaunamus registruoju ir segu bendrai. Beje, PVM SF neregistruoju. O jei dokumentas skirtas personalui ar buhalterijai, jiems duodu kopijas. Tad visi dokumentai, kurie yra registre, iš eilės sugula segtuve, o paskui lygiai taip pat į archyvavimo bylą.

na pas mus irgi privati, ne biudžretinė kokia
bet vis tiek gi gaunami ir siunčiami dokumentai segami pagal adresatą ar pagal klausimą atskirai ir taip, kad eitų klausimas - atsakymas, klausimas-atsakymas...
Ir negali būti pavadinta "gaunami dokumentai" kitas segtuvas "Siunčiami dokumentai".
Bent jau laikantis Raštvedybos taisyklių.

Negalima? O pas mus metai iš metų taip daroma

Susirašinėjimas su banku: 2 dokumentai (klausimas ir atsakymas), susirašinėjimas su UAB "Aga": 3 dokumentai (klausimas, atsakymas ir informacinis pranešimas) ir t.t. ir pan. Tai visus tuos susirašinėjimus atskirai ir archuvuot? 150 gautų dokumentų=100 bylų